Top 9 kỹ năng quản lý cần có để trở thành một trưởng phòng thí nghiệm

Top 9 kỹ năng quản lý cần có để trở thành một trưởng phòng thí nghiệm

Trở thành trưởng phòng, giám đốc bộ phận, nhà quản lý của một Phòng Thí Nghiệm là một vị trí quản lý trung cấp – cao cấp. Độ phức tạp của công việc này tùy thuộc vào quy mô và chức năng của Phòng Thí Nghiệm như thế nào (*): là bộ phận quản lý chất lượng đầu vào/ đầu ra ở các phòng QC, KCS (ở các doanh nghiệp sản xuất); thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở các Trung Tâm Kiểm Nghiệm, Quang Trắc Môi trường (ở các Tỉnh Thành, các phân Vùng trọng điểm),…; các phòng thí nghiệm đang kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ kiểm nghiệm (các phòng thí nghiệm thứ 3 như SGS, Quatest 3, TUV Rheinland, TUV Sud, BVQA, Intertek, Việt Tín, EDC-PR, Warrantek, Phương Nam,…).

(*) Bài viết này không đề cập đến các phòng thí nghiệm thực hiện công tác nghiên cứu như các trung tâm, cơ sở nghiên cứu thuộc các trường đại học, viện, cơ quan.

Người đảm nhiệm vai trò quản lý quan trọng này sẽ có thể được yêu cầu có các kỹ năng và sự thành thạo mà nhiều người thậm chí chưa từng dự tính. Tất nhiên, vai trò mới này cho phép bản thân tự thực hiện hoặc là tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện những khám phá và thực hiện các nghiên cứu mới, nhưng công việc này không chỉ bao gồm những thử thách đầy thù vị và mới mẻ đó mà còn yêu cầu phải thực sự sẵn sàng và đầy quyết tâm để có những trải nghiệm/ kỹ năng được đề cập ở dưới đây: Top 9 kỹ năng cần thiết để tạo nên một trưởng phòng thí nghiệm thành công.

Kỹ năng Giao tiếp

Khác biệt rõ nhất ở vị trí trưởng phòng thí nghiệm là bạn sẽ phải giao tiếp nhiều hơn và tốt hơn với các nhân viên trong bộ phận và nhân sự các bộ phận ngoài phòng thí nghiệm như các phòng ban chức năng khác, đối tác cung cấp, khách hàng,.. Bạn sẽ cần hoàn thiện các kỹ năng giao tiếp chính thức thông qua email, biểu mẫu, công văn… và không chính thức như điện thoại, tin nhắn, lời nói. Do đó, điều này sẽ thực sự trở ngại nếu bạn chưa đạt độ chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như việc hiểu rõ giá trị cốt lõi của văn hóa ứng xử, tầm nhìn & sự mệnh của tổ chức mà bạn đang làm việc. Tuy nhiên cũng không cần phải lo lắng quá nhiều, vì bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ rất lớn từ hệ thống biểu mẫu, giao thức thông tin sẵn có (nếu phòng thí nghiệm bạn vận hành tốt theo ISO 17025 thì điều này chắc chắn không là trở ngại).

Ở vai trò này, bạn sẽ thực hiện việc đảm bảo tinh thần làm việc nhóm (teamwork), và không khí là việc hướng đến sự hiệu quả. Bạn sẽ đảm bảo lịch làm việc với nhân viên được sắp xếp thường xuyên để họ có cơ hội trao đổi và thảo luận bất kỳ thông tin liên quan với bạn trước khi chúng trở thành vấn đề. Kỹ năng quan sát, lắng nghe thấu hiểu và truyền đạt yêu cầu khi giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng tinh thần làm việc của nhân viên. Bởi khác với thiết bị và quy trình quản lý (2 yếu tố quan trọng khác của phòng thí nghiệm), nhân sự là yếu tố khó nhằn nhất trong công tác quản lý bởi đặc tính khác biệt, độc đáo riêng vốn có của con người.

Một mẹo giá trị giúp cho công việc quản lý tiến triển tốt là bạn nên sắp xếp các buổi gặp mặt ngoài văn phòng để cho phép các đồng nghiệp vui vẻ cùng nhau bên ngoài môi trường làm việc căng thẳng. Ngoài ra, bản lĩnh và sự chân thành sẽ là điều giúp bạn truyền đạt đủ thông điệp đến nhân viên của bạn trong quá trình thực hiện công việc quản lý.

Giải quyết vấn đề sáng tạo

“Thinh outside the box”, Tư duy đột phá, Tư duy song song là những điều bạn sẽ thực hiện thường xuyên hơn ở vai trò nhà quản lý phòng thí nghiệm. Các vấn đề khi đến bàn làm việc của bạn cần đã cụ thể, rõ ràng, thậm chí đã có những giải pháp hợp lý được đề xuất bởi nhân viên của bạn trước khi bạn ra quyết định cuối cùng cho vấn đề. Sẽ thật sự là thảm họa cho cá nhân bạn và cả bộ phận nếu bạn có tư duy “làm tất”, và can dự trực tiếp đến hoạt động vốn được phân công đến từng cá nhân của phòng thí nghiệm. Ở vài trò quản lý, khả năng hỗ trợ và phân công công việc là điểm tiên quyết cho sự thành công của cả bộ phận. “Đúng người, đúng việc” cần là tôn chỉ để phòng thí nghiệm được vận hành tốt.
Đương nhiên, sự sáng tạo đúng đắn cũng nên được kích thích ở mỗi nhân viên phòng thí nghiệm. Và với một cái nhìn toàn cảnh hơn ở vị trí quản lý, bạn có nhiều khả năng phát hiện ra các giải pháp sáng tạo và sẵn sàng đưa chúng vào hoạt động cùng lúc với việc ghi nhận và khích lệ dành cho nhân viên là tác giả của sự sáng tạo đó.

Khả năng lãnh đạo

Chịu trách nhiệm về toàn bộ phòng thí nghiệm có thể hơi khó khăn khi bạn lần đầu tiên tiếp nhận vai trò quản lý và sẽ thật may mắn nếu bạn có một bước đệm ở vị trí quản lý sơ cấp nào đó ví dụ như trưởng nhóm. Nhưng nếu không, bạn vẫn có thể làm tốt vai trò này nếu ý thức rõ ràng về ba điểm quan trọng sau để trở thành một trưởng phòng thí nghiệm được kính trọng.

• Thứ nhất, hướng tới việc đưa ra những lựa chọn vì lợi ích của chung của tổ chức. Một vị trí quyền lực có nghĩa là quyết định cuối cùng nằm ở bạn, vì vậy hãy hiểu rằng các lựa chọn được đưa ra cho cả tập thể chứ không phải cho cá nhân.
• Thứ hai, đưa ra những lựa chọn một cách tự tin. Trưởng phòng thí nghiệm cần sẵn sàng và có khả năng đưa ra các quyết định quan trọng và truyền cảm hứng cho nhóm bằng những suy nghĩ thấu đáo và những phán đoán hợp lý của họ.
• Cuối cùng, hãy duy trì động lực và sự nhiệt tình trong phòng thí nghiệm của bạn. Lắng nghe nhân viên của bạn, đảm bảo mọi người đều nhận thức được các mục tiêu và chỉ tiêu của họ và thấy rằng các nhân viên đang làm việc cùng nhau vì lợi ích của cả tổ chức.

Bí quyết bền vững ở đây là bạn phải nhận ra và ghi nhận sự sáng tạo. Tôi đã từng chứng kiến sự tranh công của một số cá nhân quản lý phòng thí nghiệm nói riêng và quản lý nói chung đã gây tổn hại nặng nề đến văn hóa ứng xử đúng đắn và gây sụp đổ bộ phận, và cả doanh nghiệp. Một số phòng thí nghiệm, và một số công ty kinh doanh trong lĩnh vực này đã phải trải qua giai đoạn biến động nhân sự khủng khiếp với 70%-80% số lượng nhân sự trong một năm, hoặc thậm chí phải giải thể hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh chỉ vì sự xung đột trong về văn hóa ứng xử và thiếu nhất quán trong việc hướng đến sự mệnh và tầm nhìn của tổ chức.

Ở góc độ khác, nếu phòng thí nghiệm bạn đang tuân thủ và đáp ứng tiêu chuẩn ISO 17025, thì khả năng lãnh đạo của bạn sẽ gặp thử thách rất lớn để duy trình tính khách quan của bộ phận. Hãy tưởng tượng là bạn vừa phải cam kết tính khách quan ở vai trò nhà quản lý các hoạt động phòng thí nghiệm, vừa phải làm tròn vai trò người làm công ăn lương của một tổ chức lớn hơn (doanh nghiệp, nhà máy), thì khả năng lãnh đạo của bạn sẽ được thử thách ở việc cân đối hài hòa trong sự hợp tác giữa các bộ phận khác trên tinh thần vì sự phát triển và hướng đến mục tiêu chung của cả doanh nghiệp mà vẫn giữ được tính khách quan cần thiết theo tinh thần ISO 17025. Nếu bạn nhận thức rõ và có cảm giác sẵn sàng, phấn khích cho việc sẽ đương đầu với thử thách này thì tôi xin chúc mừng, rõ ràng là bạn có tố chất của một trưởng phòng thí nghiệm, bạn là một nhà lãnh đạo, một tài năng đáng giá của doanh nghiệp và bạn sẽ tiến xa thêm nửa trên con đường sự nghiệp.

Phát triển kỹ năng

Với tư cách là trưởng phòng thí nghiệm, bạn có vai trò giám sát các chương trình đào tạo & huấn luyện cho nhân sự của mình. Đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên của bạn được cập nhật các chương trình đào tạo và tiến bộ mới nhất trong lĩnh vực/ ngành nghề của bạn là điều quan trọng. Việc nắm và hiểu các văn bản, thông tư liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công nghiệp mà bạn đang làm việc như dược phẩm, thực phẩm & đồ uống, môi trường và nông nghiệp sẽ quyết định việc phòng thí nghiệm của bạn linh động và thích ứng thế nào với những yêu cầu mới được cập nhật mỗi năm.

Bạn sẽ phải dành thời gian cho việc xây dựng kế hoạch phát triển (IDP – Individual Development Plan) cho bản thân bạn, các cá nhân chủ chốt và hướng dẫn họ thực hiện việc tương tự với nhân viên dưới quyền. Đây là điều cực kỳ hữu ích để xây dựng một đội ngũ làm việc nhiệt huyết, chuyên nghiệp và có định hướng sự nghiệp.

Bạn sẽ quan tâm đến việc tham dự các khóa học có liên quan cho bản thân bạn và phòng thí nghiệm của bạn để cập nhật những kiến thức, kỹ năng cho công việc, cũng như là bước quan trọng để liên tục phát triển bản thân cá nhân bạn và tập thể. Xác định và ưu tiên những khóa học nào sẽ có lợi nhất cho toàn bộ phòng thí nghiệm và dự trù ngân sách cho phù hợp. Khi ngân sách hạn hẹp, bạn có thể buộc phải cân đối lợi ích ngắn hạn mà bỏ qua việc đào tạo và phát triển nhân viên, nhưng điều này mang lại sự tổn hại đáng kể về mặt tinh thần của nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành phòng thí nghiệm về lâu dài.

Sự học và lĩnh hội là không ngừng. Hãy nhìn vào toàn bộ 9 kỹ năng được đề cập trong bài viết này thì có lẽ cũng hiểu bạn đang có cơ hội rất lớn để phát triển toàn diện hơn khi được ở vai trò là trưởng phòng thí nghiệm.

Tổ chức các cuộc trao đổi, thảo luận nhóm làm việc

Ở vai trò Trưởng phòng thí nghiệm, bạn sẽ đảm bảo rằng các nhóm làm việc sẽ phải hoạt động hiệu quả mà không cần phải can dự vào nhiệm vụ người trưởng nhóm, nhân viên phụ trách nhóm. Ở phòng thí nghiệm thường sẽ có nhiều nhóm làm việc khác nhau có thể có như nhóm nhận mẫu & trả kết quả, nhóm phân tích cổ điển, nhóm phân tích hiện đại, nhóm hành chính, nhóm sale & marketing (nếu như phòng thí nghiệm bạn kinh doanh dịch vụ kiểm nghiệm).

Bạn sẽ phải thể hiện sự hiện diện đúng đắn và hợp lý để các trưởng nhóm tự chủ và chủ động trong công việc chuyên môn, việc can dự trực tiếp vào công việc của người dưới quyền thường gây trở ngại cho việc phân quyền và cản trở sự lớn mạnh của phòng thí nghiệm. Tuy nhiên, điều này tồn tại ở khá nhiều phòng thí nghiệm, bởi lẽ kỹ năng & kiến thức nền của nhân viên phòng thí nghiệm là khoa học kỹ thuật, nên việc thể hiện cái “tôi” chưa được rèn luyện đúng đắn, mà chính tôi cũng mắc phải khi còn là một kiểm nghiệm viên.

Vai trò đúng đắn của trưởng phòng thí nghiệm trong các cuộc trao đổi, thảo luận của nhóm làm việc nên là quan sát thông tin, để đảm bảo sự thông hiểu khi vấn đề được trình lên tại bàn làm việc bởi người phụ trách và ra được quyết định đúng đắn.

Ngoài ra, việc hiện diện đúng đắn và phù hợp của trưởng phòng thí nghiệm sẽ tạo giá trị tinh thần tốt cho tất cả các nhóm làm việc. Trong một số ít trường hợp, bạn sẽ cần khéo léo giữ cho cuộc trò chuyện, thảo luận tập trung vào vấn đề, việc này sẽ đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, đặc biệt nhất là kỹ năng tư duy song song.

Thật tuyệt vời khi được xây dựng và quan sát các nhóm làm việc hiệu quả trong phòng thí nghiệm. Dưới sự phát triển của các mạng xã hội ở Việt Nam như Facebook, Zalo, tác giả thấy rất nhiều phòng thí nghiệm đã tạo những nhóm Zalo để quản lý và trao đổi một cách hữu ích các thông tin phát sinh trong công việc của phòng thí nghiệm.

Giám sát an toàn

Môi trường làm việc trong phòng thí nghiệm hẵn nhiên tồn tại nhiều mối nguy hiểm từ các loại hóa chất gây ăn mòn, gây hại đến sức khỏe con người, dễ cháy nổ…, cũng như những rủi ro khi vận hành một số loại thiết bị phân tích chuyên sâu. An toàn là trách nhiệm của tất cả mọi người và về mặt nguyên tắc thì trưởng phòng thí nghiệm có nhiệm vụ chịu trách nhiệm lớn nhất của việc này thông qua việc thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp vai trò này thông qua người phụ trách giám sát an toàn, để đảm bảo luôn có các hướng dẫn an toàn rõ ràng, sắp xếp huấn luyện an toàn và thúc đẩy một nơi làm việc sạch sẽ, có tổ chức và an toàn cho mọi người.

Quản lý dự án

Các phòng thí nghiệm trong quá trình vận hành và phát triển sẽ thường xuyên có những dự án từ nhỏ đến lớn, ví dụ, tối ưu và xử dụng hệ thống quản lý phòng thí nghiệm, dự án đầu tư thiết bị và nâng cao năng lực kiểm nghiệm các chỉ tiêu mới, hoặc dự án nâng cao chất lượng sản phẩm theo nhu cầu thị trường. Tất nhiên, việc hoàn thành một dự án là một nỗ lực của cả tập thể và thông thường sẽ được thực hiện bởi một nhóm hoặc các thành viên của phòng thí nghiệm, và trưởng phòng sẽ giữ vai trò quan sát và theo dõi. Tuy nhiên, một số dự án phức tạp thì trách nhiệm lại phần lớn thuộc về người trưởng phòng thí nghiệm. Bạn cần thiết lập khung thời gian, truyền đạt mục tiêu cho những người còn lại trong nhóm dự án và đảm bảo việc điều phối thông tin, kiểm soát dự án để đảm bảo sự thành công của toàn bộ dự án.

Thông thường, sự thành công của các dự án từ phòng thí nghiệm là minh chứng rõ nhất cho năng lực quản lý của người trưởng phòng, và các nhà quản lý cấp cao hơn luôn đề cao và ghi nhận xứng đáng những nổ lực của người trưởng phòng trong quá trình thực hiện các dự án này.

Quản lý Ngân sách

Quản lý ngân sách luôn là thử thách khó khăn của nhiều trưởng phòng thí nghiệm vừa được thăng chức, bởi lẻ phần nhiều mọi người được đào tạo và có nhiều trải nghiệm với các vấn đề quản lý kỹ thuật hoặc quản lý hệ thống hơn là câu chuyện tiền từ đâu đến và chi ở đâu. Tuy nhiêu, hãy an tâm là các lý thuyết & thực hành cơ bản về tài chính xem ra dễ nuốt hơn nhiều các kiến thức kỹ thuật chuyên sâu, nên phần lớn mọi người sẽ vượt qua được chuyện này nếu được hướng dẫn và có sự tập trung đúng đắn.

Ở một số phòng thí nghiệm dịch vụ tư nhân thì vị trí trưởng phòng thí nghiệm có thể được kiêm nhiệm bởi giám đốc, thì việc duy trì hiệu quả kinh doanh và phân bổ ngân sách hoạt động là chìa khóa cho một phòng thí nghiệm thành công và phát triển. Đây là một trong những nhiệm vụ tối quan trọng mà bạn sẽ đảm nhận với tư cách là người quản lý phòng thí nghiệm. Có rất nhiều khóa học sẽ giúp bạn cải thiện khả năng thiết lập mô hình, kế hoạch kinh doanh, và cả kế hoạch thực hiện hoạt động marketing và sales một cách hiệu quả. Vai trò của nhà quản lý lúc này sẽ nhiều hơn, có vẻ ôm đồm, đúng kiểu của một SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) kiểu mẫu. Nói chung, điểm mấu chốt giúp bạn thực hiện tốt việc công việc quản lý ngân sách này là có tư duy kinh doanh (think business) phù hợp, và sử dụng tốt các dữ liệu thu chi nói riêng và tài chính nói chung. Và thật may mắn nếu những dữ liệu đó ở các phòng thí nghiệm ở sẵn trạng thái có thể dùng được. ^^

Chủ trì các cuộc họp

Và cuối cùng là kỹ năng thực hiện và tổ chức định kỳ các buổi họp.

Ở vai trò người tham dự các cuộc họp trong phòng thí nghiệm thì bạn có thể cho rằng việc tổ chức một cuộc họp chỉ đơn giản là chuyện tìm thời gian và đặt ngày, nhưng trưởng phòng thí nghiệm thành công và có kinh nghiệm sẽ biết rằng còn rất nhiều điều nữa. Có khá nhiều việc cần thực hiện như tập hợp các chủ đề chính, phân bổ thời gian phù hợp cho chính cuộc họp, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thảo luận nhóm sau đó được thực hiện, lúc này vai trò của người tổ chức cuộc họp là vô cùng quan trọng. Nếu vai trò này là mới đối với bạn, bạn nên học hỏi những người chủ trì cuộc họp đã từng gặp và ghi nhớ những gì họ làm để thực hiện tốt công việc, và đương nhiên bạn có thể tìm hiểu một số khóa học để hỗ trợ tốt bạn trong việc này như kỹ năng tư duy song song, kỹ năng nói chuyện trước đám đông.

Hiệu quả của các cuộc họp là cơ hội để bạn hiểu, kiểm soát và triển khai các hoạt động của phòng thí nghiệm, đây cũng là thời điểm thích hợp để bạn tự đánh giá khả năng điều hành, lãnh đạo của bản thân. Do đó, hãy tổ chức và phân bổ các cuộc họp định kỳ với từng đối tượng tham dự phù hợp và thời gian phù hợp.

Lời kết

Quản lý phòng thí nghiệm là một công việc đầy thử thách, sẽ giúp bạn có cơ hội thực hiện và rèn luyện 9 kỹ năng thiết yếu của một nhà quản lý. Sự thành công ở vị trí này thường đến nhiều từ tư duy, thái độ và phong cách làm việc hơn là kiến thức và khả năng am hiểu về chuyên môn, về công nghệ. Và đây cũng là cơ hội tốt để mọi người khai phá hết năng lực cá nhân, khả năng lãnh đạo và tìm hiểu đúng đắn giá trị quan của bản thân trong đời sống và công việc. Vì vậy, hãy nên vui mừng và sẳn sàng chứng minh sự xứng đáng khi có cơ hội thực hiện vai trò này.

Phạm Cao Trọng